5 motivi per cui sempre più clienti stanno optando per soluzioni di gestione della stampa sul cloud
I servizi di cloud stanno iniziando a influenzare il settore della stampa. Le aziende che hanno bisogno di prodotti di stampa in varie parti del mondo si stanno sempre più affidando a servizi di stampa sul cloud per le loro esigenze. Se un editore, ad esempio, ha bisogno di stampare dei libri in vari Paesi o regioni, può usare un servizio come Cloudprinter per prendere l’ordine, gestire gli aspetti tecnologici e indirizzare poi il lavoro a un tipografo locale.
Secondo un recente rapporto commissionato dall’organismo di settore Digital Workspace Ecosystem Alliance (DWEA), i servizi di stampa sul cloud stanno prosperando poiché sempre più aziende riconoscono i vantaggi di esternalizzare la loro infrastruttura IT.
I cosiddetti “servizi sul cloud” fanno riferimento a software e dati accessibili via Internet e archiviati in remoto. Pensiamo, ad esempio, ai servizi in streaming di fruizione della musica, ai software online come Microsoft 365 o a provider di archiviazione quali Google Drive o Dropbox.
In un contesto aziendale, queste tecnologie si riferiscono spesso a uno spazio di lavoro digitale, un ufficio virtuale a cui si può accedere da diversi luoghi e dispositivi. I servizi di stampa sul cloud sono una parte centrale di questo spazio di lavoro digitale. Mentre una volta le aziende avevano i server di stampa in ufficio della cui manutenzione si occupava un reparto di IT, in un'area di lavoro digitale le operazioni di stampa sono affidate a un fornitore specializzato. I dipendenti, quindi, possono accedere ai documenti da stampare tramite Internet.
Il rapporto della DWEA State of the Digital Workspace 2023 (pubblicato alla fine del 2022) si basa sulle interviste di 2660 professionisti digitali in tutto il mondo. Tale rapporto ha rilevato che il 93% degli intervistati considera la stampa sul cloud come parte integrante della strategia di cloud della propria azienda. Di coloro che hanno effettuato il passaggio alla gestione della stampa sul cloud, più del 70% ha assegnato a questa esperienza un punteggio di sette o più su dieci.
Perché sono così in tanti a effettuare questo passaggio? Abbiamo individuato cinque buoni motivi per passare ai servizi di stampa sul cloud.
1. Minore complessità
La pandemia di Covid ha stravolto la nozione di lavoro d’ufficio, poiché le persone si sono ritrovate costrette a lavorare da remoto. Ciò che inizialmente era considerato temporaneo è diventato la nuova normalità. Più del 50% degli intervistati dalla DWEA ha dichiarato di offrire ai dipendenti la possibilità di lavorare sia da remoto che con un sistema ibrido. Questo crea dei grattacapi ai dipartimenti di IT, poiché le persone lavorano su dispositivi e sistemi diversi. Le soluzioni di gestione della stampa sul cloud offrono il vantaggio di essere compatibili con qualsiasi dispositivo, compresi quelli mobili, tramite un’unica interfaccia di gestione. Possono gestire lavori di stampa sia virtuali che “fisici”, ovvero eseguiti nei locali dell’azienda.
2. Manutenzione e costi minori
Con i servizi di gestione della stampa sul cloud, le aziende non hanno bisogno di server in loco, né di tutti i costi di infrastruttura associati alla loro manutenzione. I team di IT hanno dunque più tempo per svolgere altri compiti. Il rapporto State of the Digital Workspace ha rilevato che, dopo il passaggio alla gestione della stampa sul cloud, il 55% dei team di IT degli intervistati o stava risparmiando tempo per il supporto relativo alla stampa o aveva ridotto i costi.
3. Semplicità e affidabilità
Mantenere i sistemi aggiornati con correzioni e patch software è essenziale in un posto di lavoro moderno. Ma il 33% degli intervistati dalla DWEA ha ammesso che continuare a gestire la stampante e lo scanner era molto faticoso. Con i sistemi di stampa basati sul cloud, non occorre preoccuparsi di installare aggiornamenti, né di configurare o adeguare i dispositivi, perché avviene tutto automaticamente. Allo stesso modo, si possono aggiungere facilmente nuovi utenti con configurazioni universali che consentono di non doversi più preoccupare di software o driver di compatibilità.
Un fornitore di servizi sul cloud gode anche del vantaggio di una solida esperienza IT a portata di mano (mentre un'azienda può aver bisogno di rivolgersi a terzi per risolvere un problema), delle risorse per mitigare interruzioni di servizio o altri problemi.
4. Adattabilità
I servizi di stampa da remoto possono adattarsi automaticamente. Ciò significa che, se un’azienda cresce, non occorre acquistare altri servizi (e assumere altro personale addetto al supporto IT) perché i servizi sul cloud sono flessibili. Viceversa, se le richieste di stampa diminuiscono, l’infrastruttura non resta inutilizzata perché il sistema di cloud si adegua alle nuove esigenze.
Vista la carenza globale di competenze del personale IT, i servizi di stampa a distanza alleviano anche l’onere di dover reperire i collaboratori. In un rapporto del 2021 su competenze IT e salari, il 76% dei responsabili IT delle aziende intervistate ha segnalato una carenza critica di competenze nei propri team (con un aumento del 145% dal 2016), mentre il 54% non è stato in grado di coprire alcune posizioni.
5. Sicurezza
La sicurezza informatica è una grande preoccupazione per tutte le imprese ed è un problema in continuo peggioramento. Un’indagine dello scorso anno condotta dall’azienda di ricerche Quocirca ha rilevato che il 52% delle aziende intervistate a livello globale si è affidato alle piattaforme di stampa sul cloud, considerate più sicure rispetto alle strutture in loco.
Uno dei motivi per cui i provider di servizi sul cloud sono in vantaggio rispetto alle strutture aziendali è che sono in grado di monitorare costantemente la sicurezza di un sistema e di utilizzare la crittografia dei dati. Possono anche implementare pratiche di zero trust, in cui ogni interazione dell'utente viene verificata (invece di consentire agli utenti di operare liberamente sulla rete una volta eseguito l'accesso). Secondo uno studio sulla sicurezza del 2022 condotto a livello globale, il 55% delle aziende intervistate aveva implementato iniziative di zero trust, mentre il 97% contava di farlo entro i 18 mesi successivi.
Lo spazio di lavoro digitale è destinato a crescere e, di conseguenza, anche la stampa sul cloud. L’indagine di Quocirca ha rilevato che il 47% delle aziende ha già spostato la propria infrastruttura IT sul cloud, o pensa di farlo entro il 2025. Al contempo, mentre il 43% degli intervistati utilizzava già una piattaforma di gestione della stampa sul cloud, un ulteriore 37% prevedeva di eseguire la migrazione entro la fine del 2024.
