5 Gründe, warum immer mehr Kunden auf Cloud-Druckmanagement-Lösungen umsteigen
Die Auswirkungen der Cloud-Dienste werden in der Druckindustrie spürbar. Unternehmen, die Druckerzeugnisse in verschiedenen Teilen der Welt benötigen, outsourcen ihren Druckbedarf immer häufiger an einen Cloud-Print-Service. Wenn ein Verlag zum Beispiel Bücher in verschiedenen Ländern oder Regionen drucken lassen muss, kann dieser einen Dienstanbieter wie z. B. Cloudprinter nutzen, der die Bestellung entgegennimmt, die technische Arbeit erledigt und den Auftrag dann an eine lokale Druckerei weiterleitet.
Ein kürzlich vom Branchenverband Digital Workspace Ecosystem Alliance (DWEA) in Auftrag gegebener Bericht hebt hervor, dass Cloud-Print-Services florieren, da immer mehr Unternehmen mit den Vorteilen der Auslagerung ihrer IT-Infrastruktur an externe Anbieter liebäugeln.
Der Begriff „Cloud-Dienste“ bezeichnet Software und Daten, die remote gespeichert sind und auf die über das Internet zugegriffen wird – hierzu zählen beispielsweise Musik-Streaming-Dienste, Online-Software wie Microsoft 365 oder Speicheranbieter wie Google Drive oder Dropbox.
Im geschäftlichen Kontext werden diese Technologien oft als digitaler Arbeitsbereich (digital workspace) bezeichnet – ein virtuelles Büro, auf das von verschiedenen Standorten und Geräten aus zugegriffen werden kann. Cloud-Print-Services sind ein zentraler Bestandteil dieses digitalen Arbeitsbereichs. Während Unternehmen früher im Büro über Druckerserver verfügten, die von einer IT-Abteilung gewartet wurden, werden die Druckvorgänge in einem digitalen Arbeitsbereich einem spezialisierten Anbieter anvertraut. In diesem Fall erfüllen die Mitarbeiter ihren Druckbedarf über das Internet.
Für den Bericht der DWEA „State of the Digital Workspace 2023“ (veröffentlicht Ende 2022) wurden weltweit 2 660 im digitalen Bereich tätige Fachkräfte befragt. Die Studie ergab, dass 93 % der Befragten Cloud Printing als integralen Bestandteil der Cloud-Strategie ihres Unternehmens betrachten. Mehr als 70 % derjenigen, die auf die Cloud-Management umgestellt haben, bewerteten die Erfahrung mit sieben von zehn Punkten oder besser.
Warum wird diese Umstellung so häufig vollzogen? Wir geben Ihnen fünf gute Gründe, auf Cloud-Print-Services umzusteigen.
1. Geringere Komplexität
Die Covid-Pandemie hat die herkömmlichen Vorstellungen von Büroarbeit auf den Kopf gestellt, da Beschäftigte gezwungen waren, remote zu arbeiten. Was als vorübergehende Lösung angesehen wurde, ist zur neuen Normalität geworden – mehr als 58 % der Teilnehmenden der DWEA-Umfrage gaben an, dass sie ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, entweder remote oder auf hybrider Basis zu arbeiten. Das ist ein schwieriges Thema für die IT-Abteilungen, da die Beschäftigten mit unterschiedlichen Geräten und Systemen arbeiten. Cloud-Druckmanagement-Lösungen bieten den Vorteil der Kompatibilität mit jedem Endgerät, einschließlich mobiler Geräte, über eine einzige Management-Schnittstelle. Auf diese Weise werden sowohl virtuelle Druckaufträge als auch solche, die „physisch“ in den Räumlichkeiten des Unternehmens erstellt wurden, bearbeitet.
2. Weniger Wartungsbedarf und Kosten
Mit Druckmanagement-Diensten in der Cloud benötigen Unternehmen keine Server vor Ort – und ersparen sich zudem die damit verbundenen Infrastrukturkosten für die Wartung hinter den Kulissen. Dadurch haben IT-Teams mehr Zeit für andere Aufgaben. Der Bericht „State of the Digital Workspace“ zeigt auf, dass bei 55 % der Befragten die IT-Teams nach der Umstellung auf Cloud-Druckmanagement entweder weniger Zeit für den Support in Bezug auf Druckfragen aufwenden mussten oder geringere Kosten hatten.
3. Einfachheit und Zuverlässigkeit
An einem zeitgemäßen Arbeitsplatz ist es unerlässlich, die Systeme mit Softwarekorrekturen und Patches auf dem neuesten Stand zu halten. Doch 33 % der Teilnehmer an der DWEA-Umfrage räumten ein, dass es schwierig sei, bei Drucker- und Scannertreibern immer up-to-date zu bleiben. Bei Cloud-basierten Drucksystemen braucht man sich nicht um die Installation von Updates, die Gerätekonfiguration oder Compliance-Fragen zu kümmern – das geschieht alles automatisch. Ebenso können aufgrund universeller Konfigurationen neue Benutzer ganz einfach eingebunden werden, man muss sich keine Gedanken über Software oder Kompatibilitätstreiber machen.
Ein Anbieter von Cloud-Diensten hat außerdem den Vorteil, dass dort das erforderliche IT-Fachwissen verfügbar ist (während ein Unternehmen unter Umständen externe Kräfte zur Behebung eines Problems heranziehen muss), und die Ressourcen vorhanden sind, um Ausfälle oder andere Probleme zu beheben.
4. Anpassbarkeit
Remote-Print-Services bieten automatische Skalierung. Das heißt, wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie keine weiteren Server kaufen (und zusätzliches IT-Personal einstellen), denn Cloud-Dienste sind flexibel. Umgekehrt bleiben Sie nicht mit ungenutzter Infrastruktur zurück, wenn die Drucknachfrage sinkt – das Cloud-System skaliert entsprechend dem Bedarf.
Angesichts des weltweiten Fachkräftemangels im IT-Bereich entlasten Remote-Print-Services auch hinsichtlich der Suche nach Personal. In einem Bericht aus dem Jahr 2021 über IT-Qualifikationen und -Gehälter berichteten 76 % der IT-Entscheidungsträger über eine kritische Qualifikationslücke in ihren Teams (ein Anstieg um 145 % seit 2016), und 54 % konnten eine oder zwei Stellen nicht besetzen.
5. Sicherheit
Cybersicherheit ist ein großes Problem für alle Unternehmen – und ein Problem, das sich auf jeden Fall weiter verschärfen wird. Eine Umfrage des Marktforschungsunternehmens Quocirca aus dem vergangenen Jahr ergab, dass 52 % der weltweit befragten Unternehmen Cloud-Printing-Plattformen mehr Sicherheit zutrauen als Setups vor Ort.
Ein Grund, warum Cloud-Dienstanbieter im Vorteil sind, ist, dass sie in der Lage sind, die Sicherheit eines Systems ständig zu überwachen und zugleich mit Datenverschlüsselung zu arbeiten. Sie können auch Zero-Trust-Verfahren implementieren, bei denen jede Benutzerinteraktion überprüft wird (das heißt, die Benutzer dürfen nicht frei innerhalb des Netzwerks agieren, sobald sie sich angemeldet haben). Laut einer weltweit durchgeführten Sicherheitsstudie aus dem Jahr 2022 haben 55 % der befragten Unternehmen Zero-Trust-Initiativen eingeführt, und 97 % schätzen, dass sie dies innerhalb der nächsten 18 Monate umsetzen werden.
Der digitale Arbeitsbereich wird weiter an Bedeutung gewinnen und mit ihm das Cloud-Printing. Die Quocirca-Umfrage ergab, dass 47 % der Unternehmen ihre IT-Infrastruktur bereits in die Cloud verlagert haben bzw. bis 2025 dorthin verlagern werden. Darüber hinaus nutzen 43 % der Befragten bereits eine Cloud-Druckmanagement-Plattform und weitere 37 % planen, bis Ende 2024 auf eine solche Plattform umzusteigen.
