Cinq raisons qui expliquent pourquoi de plus en plus de clients adoptent des solutions de gestion d’impression dans le cloud

Selon un rapport récent commandé par l’organisation interprofessionnelle Digital Workspace Ecosystem Alliance (DWEA), les services cloud d’impression sont aujourd’hui en plein essor, car de plus en plus d’entreprises cherchent à profiter des avantages de l’externalisation de leur infrastructure informatique.

Les « services cloud » désignent les logiciels et les données stockés à distance et accessibles par le biais d’Internet, comme les services de musique en streaming, les logiciels en ligne tels que Microsoft 365 ou les fournisseurs d’espaces de stockage comme Google Drive et Dropbox.

Dans un contexte professionnel, ces technologies sont souvent qualifiées d’espace de travail numérique, c’est-à-dire un bureau virtuel accessible depuis différents lieux et appareils. Les services cloud d’impression sont un élément central de cet espace de travail numérique. Si les entreprises disposaient autrefois de serveurs d’impression sur site, dont la maintenance était assurée par le service informatique, dans un espace de travail numérique, les tâches d’impression sont confiées à un fournisseur spécialisé, et les employés accèdent à leurs demandes d’impression par Internet.

Pour son rapport The State of the Digital Workspace 2023 (L’état de l’espace de travail numérique 2023), publié fin 2022, la DWEA a interrogé 2 660 professionnels du numérique dans le monde. D’après ce rapport, 93 % des personnes interrogées considèrent que l’impression cloud fait partie intégrante de la stratégie de leur entreprise en matière de services cloud. Plus de 70 % de celles qui ont adopté la gestion de l’impression dans le cloud ont attribué à cette expérience une note égale ou supérieure à sept sur dix.

Pourquoi les entreprises sont-elles si nombreuses à adopter ces services ? Nous avons identifié cinq bonnes raisons de migrer vers des services cloud d’impression.

1. Réduction de la complexité

La pandémie de Covid a bouleversé l’approche traditionnelle du travail de bureau, les employés étant contraints de télétravailler. Initialement considérée comme provisoire, cette situation est devenue la nouvelle normalité. Plus de 58 % des entreprises interrogées par la DWEA ont déclaré permettre à leurs collaborateurs de travailler à distance ou de manière hybride. Cette situation représente un véritable casse-tête pour les services informatiques, étant donné que les employés utilisent différents appareils et systèmes. Les solutions de gestion d’impression dans le cloud offrent l’avantage d’être compatibles avec n’importe quel terminal, y compris les appareils mobiles, grâce à une interface de gestion unique. Elles peuvent prendre en charge les tâches d’impression virtuelles comme les impressions « physiques » dans les locaux de l’entreprise.

2. Moins de maintenance et des coûts réduits

Avec les services de gestion d’impression dans le cloud, les entreprises n’ont pas besoin de serveurs sur site, ce qui leur permet d’éviter les coûts d’infrastructure associés à la maintenance en coulisses et de libérer les équipes informatiques pour d’autres tâches. Selon le rapport The State of the Digital Workspace, après avoir opté pour la gestion de leurs impressions dans le cloud, 55 % des équipes informatiques interrogées affirment avoir réduit leurs coûts ou consacrer moins de temps à l’assistance liée aux tâches d’impression.

3. Simplicité et fiabilité

Dans l’univers professionnel actuel, il est essentiel de maintenir les systèmes à jour à l’aide de correctifs pour logiciels. Cependant, 33 % des personnes interrogées dans le cadre de l’étude de la DWEA ont admis qu’il était difficile de rester à la pointe en matière de gestion des pilotes d’imprimantes et de scanners. Grâce aux systèmes cloud d’impression, elles n’ont plus à s’inquiéter des mises à jour à installer, des appareils à configurer ou de la conformité – tout se fait automatiquement. De même, les nouveaux utilisateurs peuvent être facilement intégrés grâce aux configurations universelles, puisqu’il n’y a plus de problèmes de logiciels ou de compatibilité des pilotes.

Un fournisseur de services cloud offre aussi l’avantage de disposer d’une expertise informatique à portée de main (contrairement à une entreprise qui peut être amenée à faire appel à des personnes extérieures pour résoudre un problème), ainsi que des ressources nécessaires pour limiter les pannes ou autres problèmes.

4. Adaptabilité

Les services d’impression à distance peuvent se mettre à niveau automatiquement. Autrement dit, si votre entreprise voit ses activités se développer, elle n’aura pas besoin d’acheter des serveurs supplémentaires (ni de recruter plus de personnel d’assistance informatique), car les services cloud sont flexibles. À l’inverse, si la demande d’impression diminue, elle ne se retrouvera pas avec des infrastructures inutilisées, le système cloud s’adaptant à ses besoins.

Étant donné la pénurie mondiale de talents que connaît le secteur informatique, les services d’impression à distance permettent également d’éviter le recrutement de personnel. Dans un rapport de 2021 sur les compétences en informatique et les salaires associés, 76 % des décideurs informatiques ont fait état d’un manque de compétences critiques au sein de leurs équipes (en hausse de 145 % par rapport à 2016), tandis que 54 % n’ont pas été en mesure de pourvoir un ou deux postes.

5. Sécurité

La cybersécurité est une préoccupation majeure pour l’ensemble des entreprises et un problème qui est voué à s’aggraver. Une enquête réalisée l’année dernière par la société d’études Quocirca a révélé que 52 % des entreprises interrogées à travers le monde estiment que les plateformes cloud d’impression sont plus sécurisées que les installations sur site.

Un argument plaide en faveur des fournisseurs de services cloud : ils peuvent surveiller en permanence la sécurité du système et utiliser le chiffrement des données. Ils peuvent également mettre en place des pratiques « zero trust  », qui consistent à vérifier chaque interaction de l’utilisateur, plutôt que de laisser les utilisateurs naviguer librement sur le réseau une fois connectés. Selon une étude mondiale sur la sécurité de 2022, 55 % des entreprises interrogées ont mis en place des initiatives « zero trust », tandis que 97 % prévoient de le faire au cours des 18 prochains mois.

L’espace de travail numérique est voué à continuer à se développer et l’impression cloud avec lui. L’étude de Quocirca a établi que 47 % des entreprises avaient déjà transféré leur infrastructure informatique dans le cloud ou prévoyaient de le faire d’ici 2025. En outre, si 43 % des entreprises interrogées utilisent déjà une plateforme cloud de gestion d’impression, 37 % de plus prévoient de migrer vers un tel service d’ici fin 2024.