Cinco motivos por los que cada vez más clientes están apostando por soluciones de gestión de impresión en la nube

Un reciente informe encargado por el organismo Digital Workspace Ecosystem Alliance (DWEA) subraya que los servicios de impresión en la nube están prosperando debido a que cada vez más organizaciones buscan las ventajas de no tener que estar atadas a una infraestructura informática propia en sus propias instalaciones.

Por «servicios en la nube» entendemos el software y los datos que se almacenan de forma remota y a los que se accede a través de Internet, como es el caso de los servicios de streaming de música, el software web como Microsoft 365 o proveedores de almacenamiento como Google Drive o Dropbox.

En el contexto empresarial, estas tecnologías suelen englobarse en el concepto de espacio de trabajo digital: una oficina virtual a la que se puede acceder desde diferentes lugares y dispositivos. Los servicios de impresión en la nube son parte integrante de este espacio de trabajo digital. Mientras que antes las empresas tenían servidores de impresión en la oficina, de los que se encargaba un departamento de informática, en un espacio de trabajo digital las operaciones de impresión se confían a un proveedor especializado. Con este sistema, los empleados tienen resueltas sus necesidades de impresión a través de Internet.

El informe State of the Digital Workspace 2023 («Situación de los espacios de trabajo digitales 2023») de la DWEA, publicado a finales de 2022, entrevistó a 2660 profesionales digitales de todo el mundo. Según el informe, el 93 % de los encuestados consideraba que la impresión en la nube era un componente de la estrategia en la nube de su empresa. Y entre los que se habían pasado a la gestión en la nube de sus impresiones, más del 70 % calificó la experiencia con una nota de siete sobre diez o superior.

¿Por qué hay tantas empresas adoptando estas soluciones? A continuación, enumeramos cinco buenos motivos por los que pasarse a los servicios de impresión en la nube.

1. Menos complejidad

La pandemia de la COVID-19 alteró por completo las nociones tradicionales del trabajo en oficina, ya que la gente se vio obligada a trabajar desde casa. Lo que en un principio era una solución temporal se ha convertido en la nueva normalidad: más del 58 % de los encuestados por la DWEA señaló que ahora ofrecían a sus empleados la opción de teletrabajar o de hacerlo parcialmente. Sin embargo, este nuevo paradigma supone un quebradero de cabeza para los departamentos de informática, ya que se trabaja en diferentes dispositivos y sistemas. En este sentido, las soluciones de gestión de la impresión en la nube ofrecen la ventaja de ser compatibles con cualquier dispositivo del usuario, incluidos los teléfonos móviles, a través de una única interfaz de gestión, además de poder procesar tanto los trabajos de impresión virtuales como los creados «físicamente» en las instalaciones de las empresas.

2. Reducción de los costes y el mantenimiento

Con los servicios de gestión de la impresión en la nube, las empresas pueden prescindir de tener servidores en sus instalaciones, así como de todos los costes de infraestructura asociados al mantenimiento subyacente, lo que libera al personal informático para otras tareas. Según el informe referido más arriba, tras cambiar a la gestión de la impresión en la nube, el 55 % de los equipos informáticos de los encuestados dedicaba menos tiempo a la asistencia relacionada con la impresión o había reducido sus costes.

3. Sencillez y fiabilidad

En los lugares de trabajo modernos, mantener los sistemas actualizados con revisiones y parches de software es fundamental. Sin embargo, el 33 % de los participantes en la encuesta de la DWEA admitió que gestionar y mantener al día los controladores de las impresoras y escáneres les estaba costando. En cambio, con los sistemas de impresión basados en la nube no hay que preocuparse de instalar actualizaciones, de configurar los dispositivos o de qué dispositivos son compatibles y admisibles: todo va automáticamente. Del mismo modo, los nuevos usuarios pueden empezar a trabajar fácilmente con configuraciones universales, sin tener que complicarse con el software o los controladores.

Además, un proveedor de servicios en la nube también tiene la ventaja de contar con sus propios informáticos especializados (mientras que para solucionar un problema una empresa por sí sola puede tener que traerse a alguien de fuera), así como de disponer de los recursos necesarios para resolver interrupciones y otras incidencias.

4. Adaptabilidad

Los servicios de impresión remotos se ajustan a la escala que uno necesite. Esto significa que, en caso de que la empresa crezca, no será necesario comprar más servidores (y contratar a personal de servicio informático adicional), porque los servicios en la nube son flexibles también en este sentido. Y, a la inversa, si la demanda de impresión disminuye, usted no se quedará con infraestructura sin usar, sino que simplemente basta con reducir la demanda a la nube.

Dada la escasez mundial de mano de obra informática cualificada, los servicios de impresión remota también alivian, ya de entrada, la carga de encontrar personal. En un informe de 2021 sobre las competencias informáticas y los sueldos, el 76 % de los responsables de las decisiones en este ámbito señaló que necesitaba más personal con cualificaciones decisivas en sus equipos (un aumento del 145 % desde 2016) y el 54 % tenía una o dos vacantes que no lograba cubrir.

5. Seguridad

La ciberseguridad es una preocupación importante para cualquier empresa, y las perspectivas son de que va a ir a peor. Según una encuesta realizada el año pasado por la empresa de investigación Quocirca, el 52 % de las empresas encuestadas en todo el mundo consideraba que las plataformas de impresión en la nube eran más seguras que las instalaciones en sus propias oficinas.

Uno de los motivos por los que los proveedores de servicios en la nube tienen ventaja es que tienen la capacidad de monitorizar constantemente la seguridad de su sistema y aplican cifrado de los datos. Además, pueden implementar prácticas de confianza cero, donde se verifica cada interacción del usuario (en vez de dejar que los usuarios operen libremente en la red una vez hayan iniciado sesión). Según un estudio sobre seguridad global de 2022, el 55 % de las empresas encuestadas había implementado iniciativas de confianza cero, y el 97 % pretendía hacerlo en los próximos 18 meses.

El espacio de trabajo digital no va sino a crecer y, con él, la impresión en la nube. Según la encuesta de Quocirca, el 47 % de las empresas ya ha pasado o prevé pasar su infraestructura informática a la nube de aquí a 2025. Del mismo modo, el 43 % de los encuestados ya utilizaba una plataforma de gestión de la impresión en la nube, y el 37 % tenía previsto migrar a una antes de finales de 2024.